办公室成功地图-第7章
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你说，有了以上的经历，老大姐还会第二次请我签收文件吗？当然不会。
这就是拒绝的艺术——在拒绝的同时，还应让对方心生好感。
做好你该做的事情，同时也要善于对不该你做的事情说不。
什么是你该做的事情呢？一是岗位职责范围内的事情，二是领导交办的事情，除此之外都不属于你该做的事情。当然，“不属于你该做的事情”并不等于“你可以不做的事情”，为了保证一个组织的正常运行，每个人在做好本职工作的同时，还应该善于合作、补充和互助，即做一些属于你职责范围以外的事情。
最聪明的做法是，每当你接受一项任务的时候，首先要分清是否属于你该干的事情。是，则无条件地做好；不是，则应分清责任——叫我干可以，但我这是在替你干，是帮忙。分清责任后也应有选择地做，下列三种情况最好还是不介入为妙：一是要你做的事情已经超出了你的能力所及（答应下来的事就应力争做好，做不好不如不做，不要帮倒忙），二是分内的事情已令你无暇他顾（不要种了别人的地，荒了自己的田），三是你的介入于事并无补益。前两点较好理解，第三点可能略显抽象，举个例子就好理解了。
大概我们每个人都有过类似的经历：你正欲外出办事，有人来给你邻桌的同事送材料，恰巧你的同事也外出未归，这时来人就请你代为收转，你该怎么办？收还是不收？
以我的经验，首先要看这材料是否该由你的邻桌接收，来人事先是否已经与其联系过，确认无误后可代为接收，否则最好请来人与你的邻桌通话后再接收，或者干脆请他下次再来。再看材料的紧急程度，如果不是很着急，你可先行代收，外出回来后再转给你的邻桌（应确保事后及时将材料转给你的邻桌，千万不要接过来却忘记转交）。如果材料很急，你外出的时间又较长，应通过请其他人代为接收等方式解决，绝不能自己贸然接下来。如果材料不是很重要，也无需签收，送件人决定将其放在收件人的桌子上是可以的。但此时你千万不要好心地接过来代其放到邻桌的桌子上，材料虽然只是在你手上过了一下，此后一旦发生意外（如文件丢失等），责任就很可能随之转移到你的头上了。
下面再说说及时的问题。准确是不失误，及时就是不耽误，就是在第一时间内完成你应该做的工作。
很多人都有办事拖拉的习惯，觉得反正还有时间，忙什么。其实不然，既然你已经接受了这项工作，迟早都要干，我们为何不早一些干完它呢？在规定的期限内完成你的工作是对一个人的起码要求。与不失误的要求比起来，做到不耽误似乎更难，这是由于人的惰性所决定的。不要过多地强调领导给你的（或这件工作本身要求的）最后期限，因为你随时都有可能接受新的工作，这时双重的工作可能会给你造成过大的压力，最终使工作无法达到应有的质量。另一方面，领导随时可能会将工作的最后期限提前，使你措手不及。这种情况下领导考虑的不是离最后期限你应该还有多少时间，而是在此前我已经给了你多少时间。要想给领导留下好印象，就应该学会用领导的思维方式去思考问题。
如果需要对今天的话题进行一下总结的话，就是：不论是工作还是责任，千万不要把它滞留在自己手里。如果不能保证及时准确地把它传递出去，不如从开始时就不接。
为了便于你的理解，啰唆得连自己都厌烦了，就此打住。
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代人受表扬，心里有点虚
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老生常谈
从上班到现在，没有人明确地告诉过我哪些工作是你分内的，哪些工作是你分外的，似乎所有的事都是你应该做的。不论是任何人指派的任何工作，哪怕你稍显迟疑都是不够积极主动，嗨……
＇＇代人受表扬，心里有点虚
第7封来信第7封来信代人受表扬，心里有点虚
老同志：
来信收到，可能是多日来从您的信里读到的诸如应该做什么，应该怎么做的要求太多了，今天突然看到了这么多不要做什么的忠告，极是亲切。特别是当我读到“一是岗位职责范围内的事情，二是领导交办的事情，除此之外都不属于你该做的事情”时，我的鼻子都有点发酸了。从上班到现在，没有人明确地告诉过我哪些工作是你分内的，哪些工作是你分外的，似乎所有的事都是你应该做的。不论是任何人指派的任何工作，哪怕你稍显迟疑都是不够积极主动，真的叫人越干越茫然。当然，“不属于你该做的事情”并不等于“你可以不做的事情”。弄清了分内与分外，再加上您教导的那些方法，应付起各种情况来就轻松多了。都说“姜是老的辣”，果然不差。
星期二下午，是我们公司本部各部室雷打不动的政治学习时间。今天我们学完规定的内容后，部长又拿出了一份《秘书工作》杂志，就其中一篇题为《从一件小事看办公室人员应当强化的三种意识》进行讨论。所谓一件小事说的是某市市委书记在外考察时，电话通知市委办公室信息科刘科长复印一份资料放到他办公室。刘科长将资料复印好，交给通信员放到了书记办公室。第二天，书记考察归来，又电话通知刘科长将上述资料再复印一份送办公室，接着去参加一个会议。刘科长有急事外出，将此任务交给了信息科的吴秘书。吴秘书复印好资料后让通信员放到书记办公室。通信员说：“资料昨天已经放过一份了，没必要再放。”吴秘书信以为真，随手将资料搁置一旁。书记开会回来，不见复印的资料，责备道：“办公室是干什么的，连一件小事都办不好！”
文章通过对这件小事的分析，指出通信员、吴秘书和刘科长三人分别缺乏的三种意识：服从意识、确认反馈意识和督查意识。
接着，部长要求大家针对这篇文章谈谈感想，大家都谈了一些各自的体会，轮到我了，我就把您前几封信中讲到的内容按照自己的理解谈了出来，没想到大家的反响很是强烈，特别是我们部长更是大加赞赏，说我虽然参加工作时间不长，却肯于钻研，不仅工作上进步挺快，还能悟出这么多的道理来，真是不容易。当时我的脸红红的很不自在，本想讲出实情，可鼓了半天勇气，最终还是没有说出口。您说我是不是挺虚伪的？事后我还宽慰自己，别管虚伪不虚伪了，反正您这些天的心血没有白费，您的徒弟开始给您争光了——虽然这光小得有点不值一提。
不知这次您该给我讲什么了，大概还是关于做事方面的细节吧？做事的内涵这样广，怕不是短短两封信所能讲清楚的。
您每天既要上班，又有那么多的应酬，还要还债似的给我写信，也够辛苦的，还是请您悠着点，要是累坏了身体二婶该找我算账了！
问二婶和鑫鑫好！
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不忘事、不误事与做好事（1）
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小爽
不忘事就是要从清理桌面开始改变你的不良习惯，培养良好习惯。
保证不误事的秘诀是要分清事情的轻重缓急，学会“弹钢琴”。
做好事则要善于抓大放小，做好重要的事情。
＇＇不忘事、不误事与做好事
第6封回信第6封回信不忘事、不误事与做好事
爽丫头：
得知你受到了表扬，心下甚慰。虽寥寥数语却意义非凡，这既是对你近来工作表现的肯定，同时也是对我们这种交流方式的肯定。老同志虽老，却仍改不了给个棒槌就认真的毛病，说不得以后回信的任务更得加紧点才是。
如果我们对做每件事情的全过程进行一下细分的话，就不难发现我们所做的每一件事情都包含着三个部分：接受——实施——交付（包括反馈）。我在前两封信里所讲的做事的细节主要侧重于前后两个环节，即接受和交付。包括怎样从领导或他人那里接受任务，这些任务中哪些该接受哪些不该接受，对该接受的任务如何保证理解准确不出差错，对不该接受的任务又该如何巧妙地拒绝；任务完成后又如何及时准确地交付给下一个环节，以及必要时向交待任务的一方进行反馈等等。
在后面的两封信里，我将重点说说做事的中心环节——实施，即怎样做事的细节。
一个人每天要做的事情实在太多了，对于大人物来说叫做日理万机，而对于我们这些小人物来说也称得上是千头万绪。有岗位职责规定的，有领导临时交办的，有同事请求帮忙的，更有莫名其妙落到你头上的。那么怎样才能保证对这些事情做到及时准确无一遗漏、轻重有度缓急有序、条理分明恰到好处呢？这里面还真有几个小诀窍呢。
一、保证不忘事的秘诀
对于任何一个人来说，丢三落四马大哈都是很大的缺陷，这样的人在领导心目中是不可信赖的，越是关键时刻越是如此。你可能会说，我这人就是天生的粗心，怎么也改变不了。不是的，粗心不是天生的，是可以改变的，改变的方法就是培养良好的做事习惯。
你知道，从去年夏天开始，鑫鑫也上小学了，由于我和你二婶工作都很忙，没办法每天接送他上下学，所以从开学第一天起我们就要求他独立上下学。从我家里到学校大约有一公里的路，这可是这座城市里最繁华热闹的一段路呀。此后我们暗中跟踪了他几次，见他在穿马路、过天桥时倒也机警，应对各种情况还算得体时也就基本放心了。但令我最不放心的却是他一旦发生意外情况怎么办？比如出门忘记带钥匙、回家后打不开门、上学时忘记带书本等等。所以我从开学第一天起就为他准备了一套家里的钥匙、一张IC电话卡，并详细地规定了IC卡、钥匙在书包里的放置位置，回家后书包、饭盒等物品的放置位置，以及做完作业后收拾书包的程序等。每天下班回家后，我的第一项任务就是严格检查他对上述要求的执行情况，一旦发生问题立即纠正。几个月下来，还真就帮他养成了在规定位置放置上述物品的习惯，而令我最为担心的忘记带钥匙一类的问题自然也就没有发生过。其实，鑫鑫就是所谓天生的粗心之人。从上学之日起，大小考试经常丢冤枉分，丢的分基本上都是60＋9＝96一类的低级错误。
每每提及鑫鑫的粗心，你二婶总说是承受了我的遗传。的确，想当年我也算得上个出名的马大哈，仅举一例为证：当时我刚刚调到局办公室不久，分管公文核稿。有一天办公室主任有点私事急待处理，自己又走不开，就叫我代他去办。正要出门，组织部门送来一份处级干部任免名单，要求尽快发文。我告诉对方明天一上班就发，随手将其放在自己办公桌上的一堆文件上面，便匆匆走了。第二天上班后早就将此事忘到脑后了，而那份被放在文件堆最上面的任免名单很快又被新来的文件覆盖了。一个星期之后，被调整的干部由于拿不到任免文件而无法赴任。事情被反映到组织部门，组织部门一查发现文件根本没发，便找到了我们部门的领导，我们的主任听后自是勃然大怒……至今回想起当时的情景仍是心悸不已。幸好几位领导对我平日印象不错，认为这只是一次偶然事件，加之我当时急于外出事出有因，只是在全室的大会上狠狠地批评了我一顿便没再深究。但这件事对我却触动极深，并成为我人生中的一次重大转折。从此，我开始重新审视自己的工作方法和行事习惯，也才有了今天的自己。
说了这么多，只是想证明一点，粗心不是天生的，粗心完全来自于你的不良习惯，改掉那些不良的习惯，也就克服了粗心的问题。
从清理桌面开始改变你的不良习惯。
我们每个人每天都会接收大量的文件资料，接收后我们应立即着手处理，处理完毕后应立即送出去，不要停留在你的手中。这是一个人提高办事效率，避免工作被动的最有效手段。当然，我们每天还会有大量的文件资料、单证票据等，接收后暂时无法处理或一时难以办完，或办完了却一时无法送交下一个环节，
