茅侃侃侃职场-第16章

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在前面的章节中也提到过，在准备PPT演讲展示时或者有重要会议需要用PPT进行演讲的时候，建议大家事先做一个演练彩排。PPT当中有贴心的排练功能，它可以自动计时，方便我们控制每页的演讲时间和节奏。

如果想让自己的PPT不只是单纯的文字配图，可以往里面加入Flash、视频剪辑，或者音乐文件，让它变得更加丰富多彩。这些内容都可以嵌入到PPT的页面中，只需要把想要加入的内容另存为一个自动播放的文件，然后利用演讲功能自动设定每段要播放的时长，然后选用循环播放或者单一播放的形式就可以了。当然嵌入声音还有一个技巧，一定要设置成不仅在本页播放，这样音乐才会成为整个PPT的背景，循环播放。这些功能都很简单，但它们可以让你的PPT作品极大地丰富起来。

我尝试过PPT更有技术性的功能，有一次，我需要用PPT给我的客户介绍当时我们公司的游戏场地，我们的游戏场地有很多，我需要分别给他们介绍，但是我不想按顺序讲，因为有时候客户会突然问某个场地的情况。所以，我就在PPT里做了特殊的设计：将每个游戏场地的情况做成“事件”的形式，嵌进每个游戏场地这个“对象”里。所以，当我将鼠标移动到某个游戏场地的名字上时，它就可以弹出一个框框，里面便有这个游戏场地的介绍。这种方法很实用，同学们可以去练习制作。

制作PPT时，还有一点需要注意，制作Word和Excel文件时也一样，如果你制作的这个文件是需要通过网络传送的，在给这个文件嵌入任何一个图片后，最后输出前，一定要在随便一个图片上双击，进入图片格式的设置栏（2008是设置栏，2007是设置框），进去以后，点压缩，压缩成邮件的96。dpi格式。用这个邮件的格式，就不会影响到文件在屏幕上看的效果，同时不要在“仅压缩当前文件”对话框里打钩，要全部压缩。对话框有没有打钩会决定两个同样文档大小却迥然不同，一个文档的大小只有几百K，另外文档会是几十兆那么大，尤其是PPT，这种情况最常见。只要你的PPT不会用来打印，一定要全部压缩。

大家一定要知道，PPT的精髓，不在于翻页的时候，内容是一点点以百叶窗的形式显示出来的，还是像飞碟一样转着飞出来，这些花哨的东西弄多了，客户看着会晕乎，并且一点用也没有。

Project也是Office系列中的一款软件，但这款软件用得比较少，如果公司没有Project的服务器，用它就没有什么意义。

它是一个项目管理软件。一般来讲，大型的工程工业设计或者项目性的公司，Case　by　Case的这种4A广告公司会用到这个软件，只有涉及项目行业的公司才会使用它。如果大家有兴趣的话，可以回去装一个，体验一下它到底是什么东西。

Office系列的另一款软件Visio，在软件设计领域，多用于设计各种跨行业的非流程图。除此之外，在做软件开发的时候，Visio常被用来做模拟界面。Visio内含大量做工业流程的标志性符号和很多实用的剪贴画，剪贴画代表了一些行业特殊的符号，这些招贴画和标志性符号可以使工业流程的制作更容易。

除了特殊行业，平常工作使用Visio的情况并不多，如果是做工程设计、工业设计或软件开发的上班族或者学习这些专业的大学生，应该考虑多用Visio。项目经理也可以常用Visio，对项目有了想法以后，可以用Visio将想法画出来，这样有助于对项目整体进行思考，让思路更清晰。

Office系列另外一个特别牛的软件Outlook，也是种很好的应用，这在前面我也反复提到过。

我除了常用Outlook收发邮件外，还会拿它当日历和日程安排表，我将电脑上的这个软件设置成和我的手机同步。

在商业活动中，Outlook最方便的是用来和联系人互动，它能够跟你的移动通讯工具交互，尤其是手机。如果你在Outlook上修改了联系人的信息，手机中的相应信息也会跟着变动。Outlook的安全备份功能很强大，所以使用它储存文件最保险，也最稳妥。

Outlook的目录一般默认安装在C盘的Office系统上，所以建议一定要把它的数据文件储存设置到别的硬盘上，避免C盘挂掉时所有的邮件信息都丢失。

人们发明计算机，是为了提高自己的工作效率，在有限的时间内更快更好地做更多的事情。有很多人面试的时候说自己懂计算机，但懂计算机并¨。电子书　ＺＥi８。ＣＯm电子书　。电子书　。电子书¨不只是意味着你会Office，知道键盘各种功能键，知道怎么自动换行，怎么新建、保存文件。因为，即使你再懂它怎么使用，不知道如何利用它提高工作效率，对企业来说，也是没用的。

不光是办公自动化软件可以帮我们提高工作效率，其实Windows系统本身，也带有很多实用的功能。比如在用电脑工作的时候，你突然发现有个问题不知道怎么解决，这时候你可以抓个图，发给能帮助你解决问题的人。怎么抓图？有的人说，可以用QQ的抓图工具。但是前面章节不是说了吗，很多办公室是禁止用QQ的。那我怎么抓图呢？可以使用键盘上的抓屏键PrntScr，然后，打开你的画图工具也好，Word文档也好，将抓的图用Ctrl＋V或者右键粘贴，抓好的图就显示在文档里了。最后，将这个文档另存为一个文件，发给你的朋友就可以了。

很多人都不知道键盘上有个PrntScr键，可能有人觉得这个键很眼熟却从来都没用过，也不知道它是干吗用的，PrntScr叫印屏，就是屏幕打印，是非常有用的抓图工具。

Windows有很多有意思的应用值得大家去挖掘，这些应用对我们工作效率的提高有很大的帮助。就像有一次，朋友找我一起去吃饭，我正下载文件呢，我说：“得等我下载完了关电脑再去。”哥们说：“你傻啊，怎么不弄个下载后关机啊。”有时候我们真的忽略了很多的细节，而恰恰这些细节会给我们很大的帮助。

STORY　2　磨刀不误砍柴工——30天精通互联网应用

有效地使用互联网工具，能使工作变得更便捷，更有效率，能够让你在老板面前表现得和其他员工完全不一样，特别是在信息的采集、整理、归档这些方面。

有效地使用互联网工具，能使我们的工作变得更有效率，能够让你在老板面前表现得和其他员工不一样，特别是在信息的采集、整理、归档这些方面。

以前我上开心网的时候，特别喜欢上面一个叫“真心话大冒险”的应用。有一次，一个挺漂亮的姑娘在这个应用里出了一道题：62…63=1，这是一个等式，实际上它又是个不等式。如果只能挪动这个等式中的一个数字，应该挪动哪个数字，怎么挪？这个等式就能成立。

下面有很多人跟帖，各种人绞尽脑汁去想答案，结果没有一个答对的。我看到这个题以后，没超过十秒钟，就把它解决了，我不但给出了答案，而且是绝对正确的答案。我怎么做到的？我用百度搜索62…63=1这个等式，便搜出了无数个标准答案，我只要把答案复制粘贴在开心网上就行了。于是，便有很多女生用掌声鲜花来赞美我，说你太牛了，你太聪明了。还有人问我怎么这么快就想到答案的。

可能有人说我投机取巧，但是这个题并没有规定不能用百度啊，与其绞尽脑汁地想一通还毫无结果，倒不如用最简单的方法解决问题。做其他事情也一样，最好能用最简单的方法，最快地解决问题。网络就是一个很有效的工具，能帮助我们用最快的速度完成工作。

工作上，老板大多只看结果，不会深究过程。老板只关心事情你完成了没有，花了多久完成的。在最短的时间拿出能令他最满意的结果，这是老板最看重的。你是坐着做完的还是站着完成的，老板完全不关心。

搜索引擎现在是我们最常用的互联网工具之一，比如，我刚刚提到的百度，当然我不是给百度做广告，他们没给我宣传费，我也用谷歌，只不过在用百度和谷歌的选择上有侧重点。在中文信息的搜索方面，百度相对于谷歌有一定的优势，毕竟百度是本土企业嘛。

现在有大量的商业网站能为我们提供大量的数据，当然有些数据是要付费的，我们可以通过搜索引擎搜索到既不收费又同样准确的数据。

有效地利用互联网能够缩短我们的工作时间，提高我们的工作效率。可能大家会觉得上网搜资料很简单，没什么可以注意的。其实不然，有时候你把关键词输进去，并不一定能得到让你满意的结果。这时候，最关键的是找准关键词。

比如，找我的联系方式，一般人会通过输入“茅侃侃的联系方式”来搜索，其实，这样是找不到的。那怎么办？可以尝试着搜茅侃侃的英文名，Philip　Mao，然后用“Philip　Mao＋联系方式”来搜索。一定要用“＋”，不用“＋”就没有选择性。或者先查茅侃侃是哪家公司的，然后用他的名字加上他公司的名字进行搜索，又或者如果知道他公司的邮箱后缀是×××。，也可以将×××。加进搜索关键词进行搜索。多试几次不同的排列组合进行查询，比直接输入“茅侃侃的联系方式”要靠谱多了。如果我是个网虫，一天恨不得25个小时都在网上挂着的话，那么我是肯定会在网上留下痕迹的。关于如何更精准地搜索到有效信息，可以去翻看谷歌百度的帮助，上面写得极其详细。

其实，我们工作的一个很重要的部分就是搜集信息。因为有时候工作就像做菜一样，要先把材料买齐，才能对其进行烹饪。想要做出好的菜品，就要找到好的原料。那么，如何才能够在大量的“原料”当中选取最好的、最需要的材料呢？就需要精准地进行查找了。

其实，网络就像一家规模很大、分类很细的超市。你如果《：文》想在超市中《：人》准确、快速《：书》地找到一个《：屋》东西，就需要去问服务员你找的东西在哪儿。那么，在网络中要快速地找到某个信息，就要利用搜索引擎了。你问服务员时，需要跟他描述清楚你找什么东西，同样，搜索信息时你也要准确输入你搜索信息的关键词。

相信所有人都认识到了互联网对于工作的重要性，但还是有很多人没弄明白互联网的本质是什么。不了解互联网的本质，就无法彻底地掌握它的应用。互联网实际上是一个大数据库，它是建立在“目录”和“搜索”之上的。网上的每一种所谓的应用，不过是网络这个大数据库下的一个目录。像我们常见的腾讯、新浪、网易、雅虎、搜狐等门户网站，其实这些网站做的就是把各种目录整理好了摆在你的面前，让你去点击而已。

不管百度也好，谷歌也好，甚至是国外大家常用的雅虎或者所谓的垂直细分引擎等等，它们的本质都是“搜索”，它们存在的意义，就是要帮你找到你想要的东西，当然，找到东西的大前提是你真的知道自己要什么，你的重点在哪儿。

比如，我要给NBA的球星勒布朗·詹姆斯代言的球鞋做一个宣传推广案。在做之前，我需要从各个角度收集关于他的信息，从各种角度去了解这个人：媒体对他的评价、球迷的评价、他在中国的知名度等等。我需要大量有关他的信息对他进行评估。在面对这件策划案时，我知道我需要搜集些什么样的信息，但如果是一个新手接收这个工作，他可能不知道搜集什么信息，即使知道搜集这些信息，也不一定能搜集得到。网络上五花八门的信息可能会让他迷失其中。

所以，就算我们拥有代表高科技的互联网，我们可以使用它，也不要忘记一个道理，互联网只是一个工具，它不是万能的。有的经验和认知是需要我们用工作积累得到的，而不只是用网络工具搜索到的。

国内的上班族一般比较习惯用百度。百度太清楚中国人的习惯了，所以，它搞了个“百度知道”，知道大家在搜索信息时，习惯在关键词里加“什么是什么？”特别是在问某个问题的时候。所以，当你问“什么是什么？”时，百度知道就会第一个跳出来，给你最详细的解释。

在选用搜索关键词时，形容词慎用，什么漂亮的、美丽的，还有可拓展的，都最好不用。大家要知道普通的搜索引擎，不是网络上现在很流行的人肉搜索。使用人肉搜索时，当然要尽可能地提供详细的信息，把要找的人从头到脚描述出来，然后发动大家去找。搜索引擎属于机器语言，既然是机器语言，就更能接受可量化的、具象的描述，而不是一些大量的空泛的形容词，只有用准确的、量化的词汇将要搜索的东西描述出来，才能提高你的搜索效率。

现在，各家搜索引擎